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Gestão de dados mestres


Henk Wynjeterp

Frequentemente, na implementação de sistemas de software, a atenção aos dados mestres é negligenciada em favor dos dados transacionais e de processos relacionados. Isso é compreensível, uma vez que a pergunta a ser respondida emerge dos dados transacionais, por exemplo, "precisamos de um sistema que ajude a planejar e programar o trabalho". Para que esse sistema seja eficaz, são necessários dados mestres precisos, por exemplo, quais membros da equipe estão disponíveis, quais habilidades eles têm, em quais ativos o trabalho deve ser realizado, onde estão esses ativos etc.

O resultado dessa atenção negligenciada é que os dados mestres são, assim, tratados como dados estáticos, o que certamente não são. Membros da equipe, códigos financeiros, ativos: nenhum deles muda com muita frequência. Por isso, muitas vezes os dados mestres não são verificados novamente após a implementação, até um item específico não ser encontrado. Acredito que a gestão eficaz de dados mestres é facilitada pela atribuição da responsabilidade pelo controle dos dados, pela formalização dos processos de gestão de mudança e pela avaliação regular dos dados mestres.

1. Uma única fonte da verdade

O controle dos dados mestres deve ocorrer em apenas um sistema, com responsabilidade específica pela manutenção desses dados. Vejamos os códigos financeiros em um CMMS. Os códigos financeiros devem ser mantidos somente no sistema financeiro ou ERP e, em seguida, usados no CMMS. O ERP torna-se o mestre dos dados e, o CMMS, o escravo. Atualizações nos códigos financeiros no CMMS só podem ocorrer como resultado de alterações no ERP. Num cenário ideal, é desejável que um carimbo de data nos dados escravos indique a última vez em que eles foram verificados em relação aos dados mestres.

Durante uma implementação recente, recebi duas planilhas que continham dados sobre os mesmos itens e vinham de sistemas de gestão separados. Era impossível conciliar as informações, pois não havia um sistema mestre e, portanto, ambos os sistemas criaram os próprios identificadores que, por sua vez, não faziam referência cruzada entre si. O custo disso? Alguém teve de verificar cada item para identificá-lo e fazer a referência cruzada em ambos os sistemas de informações.

2. Processos formalizados de mudança

Após a identificação da responsabilidade e da produção dos dados mestres, devem entrar em vigor processos formalizados de mudança para a gestão de quaisquer alterações, que são geralmente classificadas em três categorias: "alterar", "excluir" e "adicionar ou inserir". É importante que a pessoa que está fazendo a alteração compreenda o impacto das mudanças e que elas sejam comunicadas com eficiência. Uma simples alteração no código da equipe em um sistema pode causar uma mudança drástica em outros sistemas, por exemplo, no sistema de folha de pagamento!

Geralmente, não queremos gastar muito tempo gerenciando essas pequenas alterações e envolvendo todas as partes interessadas. E, embora todo esforço seja necessário para que a gestão de mudança não paralise os sistemas, a eficiente comunicação dessas mudanças limitará as imprecisões dos dados. Uma ótima solução seria manter, no registro mestre, uma lista dos sistemas afetados, para fins de referência.

3. Avaliações programadas

Quando interfaces eletrônicas são usadas para executar mudanças nos dados mestres entre sistemas, é necessário ter o cuidado de não contar apenas com as notificações de erros das interfaces. As notificações de erros são geralmente revisadas por um especialista em TI, que é responsável pela interface mas não é diretamente afetado pela mudança em si. Neste caso, um relatório mensal do registro de mudanças em dados mestres pode ser uma valiosa ferramenta na verificação de quais foram as mudanças e de que elas foram efetivadas.

Além de apenas gerenciar as mudanças nos dados mestres, também é importante programar avaliações desses dados. Isso é semelhante à avaliação da condição dos ativos ou das ferramentas a serem usadas pelos mantenedores. Os dados mestres devem ser avaliados quanto à sua relevância (ainda são necessários?), qualidade (são adequados para uso?) e pessoa responsável (quem está fazendo a manutenção deles?). Seus dados mestres são a base sobre a qual as transações ocorrem e, assim como você avaliaria seus ativos para criar produtos, é necessário avaliar os dados mestres a fim de facilitar as transações.

Concluindo, o controle de dados mestres é crucial para o sucesso de qualquer sistema de informações. É por isso que concentramos tanto esforço nos dados mestres durante uma implementação no On Key. Considere o quanto custaria perder o controle sobre seus dados mestres em termos do tempo e do esforço necessários para conciliar dados entre sistemas com a realidade, além do tempo gasto para concluir as transações, devido à imprecisão dos dados mestres. Além disso, pense no custo da perda de oportunidades quando a análise de informações é baseada em dados mestres imprecisos. O esforço necessário para conciliar dados mestres é sempre maior do que o esforço adicional de realizar a manutenção desses dados.